Система делопроизводства и электронного документооборота (СЭДО) «Альманах»
Система предназначена для организации и контроля групповой работы с поручениями и задачами, а также полной автоматизации и оптимизации оборота и хранения документов в крупной организации
Ресурсы

Система делопроизводства и электронного документооборота «Альманах» (далее СЭДО или «система») предназначена для организации и контроля групповой работы с поручениями и задачами, а также полной автоматизации и оптимизации оборота и хранения документов в крупной организации, желающей полностью отказаться от непроизводительной бумажной работы. Система адаптирована к реалиям деятельности коммерческих и государственных организаций Российской Федерации, Гостам, официально утвержденным форматам электронной подписи, и полностью русифицирована.

Существенной особенностью системы является то, что элементарной учетной единицей в ней выступает не документ, а задача (поручение). Сами же документы обращаются в системе, как приложения к задачам.

Система создана на базе Альфреско, использует XML-формат для обращения данных и высококачественный PDF-формат для генерируемой документации.

Система обеспечивает одновременную работу до 400 сотрудников(всего до 10000 сотрудников), наделенных различными уровнями регулируемых полномочий по доступу к данным, ролями и функциями, организованных в различные группы с соответствующими возможностями. Количество хранимых в системе документов и задач неограничено.

Модуль «Электронная канцелярия»

Модуль «Электронная канцелярия» обеспечивает регистрацию входящей корреспонденции, ее сортировку, подготовку и согласование проектов резолюций, ее представление ответственным руководителям, а также, регистрацию исходящей корреспонденции под контролем сотрудников канцелярии. Система также позволяет автоматически обрабатывать рутинную корреспонденцию, поступившую по определенным заданным каналам и формировать на ее базе задачи для исполнителей без участия сотрудников канцелярии и руководителей организации. По входящей корреспонденции генерируются отчеты заданной формы.

Модуль «Рабочее место сотрудника»

Модуль «Рабочее место сотрудника» позволяет сотруднику:

  • работать со своими актуальными задачами,
  • формировать, регистрировать в системе и загружать в любую задачу новые документы,
  • формировать личную библиотеку нужных для работы документов,
  • искать любой документ и поручение, к которым имеет право доступа данный сотрудник, по всему объему хранилища,
  • выполнять поручения в коллаборации с коллегами,
  • отчитываться о выполнении поручений перед руководителями,
  • участвовать в подсистеме регулярной отчетности в качестве сотрудника подразделения.

Модуль «Рабочее место руководителя»

Модуль «Рабочее место руководителя» в дополнение к возможностям «Рабочего места сотрудника» позволяет руководителю высшего и среднего звена:

  • выдавать сложные поручения своим подчиненным как «с нуля», так и на любом поручении и документе имеющимся в системе.
  • контролировать ход исполнения поручений и принимать работу.
  • получать отчеты о статусе выданных данным руководителем поручений.
  • получать отчеты о статусе выданных всеми руководителями поручений (только для высших руководителей по заданному в системе списку).
  • участвовать в подсистеме регулярной отчетности в качестве руководителя подразделения.

Подсистема «Регулярная отчетность»

Подсистема «Регулярная отчетность» предназначена для формирования шаблонов периодических отчетов по всей организации, организации отчетных процессов по заданному графику. Подсистема выполняет следующие функции:

  • содержит XML-данные об организационной структуре и штатном расписании организации.
  • содержит XML-данные о структуре отчетности по подразделениям.
  • позволяет администратору подсистемы легко и быстро редактировать вышеуказанные данные в случае необходимости.
  • по заданному графику рассылает по электронной почте напоминания всем вовлеченным сотрудникам о том, что наступил срок подачи очередного отчета.
  • формирует соответствующую задачу на рабочем столе сотрудника и представляет интерфейс формирования отчета.
  • интегрирует данные, полученные из отчетов сотрудников в отчет подразделения и представляет руководителю подразделения интерфейс формирования интегрированного отчета подразделения.
  • формирует единый отчет по организации за заданный период и представляет его руководителям организации.

Модули связи с внешними данными организованы в виде WEB-сервисов и обеспечивают отправление стректурированных данных за пределы организации и получение аналогичных данных извне.

Требования к знаниям и навыкам сотрудников

Работа в системе не требует от сотрудников организации никаких специальных IT-знаний. Рутинное администрирование системы требуют от администратора системы знания Alfresco, Tomcat, PostgreSQL и MySQL (или иной базы данных, которая использована в системе).

Глубокая перенастройка системы и ее существенная модификация могут потребовать от администратора и разработчика системы знания Tomcat, PostgreSQL и MySQL, JavaScript, HTML/XML/CSS, Yahoo YUI, Alfresco YUI, Activiti, FreeMarker, Alfresco web script, Java, Spring framework.